Atualmente, dizer que está sem tempo é tão comum que dificilmente é possível conversar com alguém por cinco minutos, sem que a escassez das horas seja mencionada. É claro que existem aqueles que acreditam que não ter tempo significa competência profissional, mas há controvérsias.E quanto mais se criam tecnologias, úteis para realizar alguns trabalhos que antes eram feitos manualmente, menos se consegue utilizar adequadamente as mesmas 24 horas diárias.
O responsável pela falta de tempo é a própria pessoa, ao fazer mau uso da tecnologia (acessando e-mails a cada 5 minutos, utilizando o celular a cada 10 minutos, etc.) e/ou administrar inadequadamente o seu tempo, acaba não concluindo o que lhe é solicitado.
Se observar bem, os motivos que impedem o cumprimento das metas diárias são tão “silenciosos” e sutis, que se não estiver muito atento, um projeto que poderia ser realizado em duas horas, poderá levar meses, sem que esteja concluído.
Muitas vezes, ao iniciar um trabalho, algumas pessoas não veem a importância de se planejar cada atividade, organizando-a e se concentrando a cada uma, individualmente.
Assim, muitas tarefas são feitas num mesmo instante, o que prejudica não somente o tempo de conclusão de cada uma delas, mas a qualidade que se espera de cada trabalho. Neste caso, a dica é: inicie e conclua uma tarefa, para depois iniciar outra. Quando o trabalho é feito de uma maneira contínua, além de mais eficaz, levará menos tempo. Mas se a tarefa for muito longa ou se houver várias a serem realizadas?
Neste caso, é importante verificar o prazo de entrega de cada uma, de modo a priorizar aquelas de menor prazo de entrega. Nos casos em que a tarefa é muito longa, é importante que dedique parte do dia para realizá-la e assim, diariamente será possível fazer uma parte, até que seja concluída. Mas e as interrupções? Como concluir uma tarefa, com tantas interrupções?
Existem várias maneiras de administrar as interrupções. É preciso separar um momento do dia para trabalhar a portas fechadas e se manter isolado por um tempo. Oriente as pessoas, sinalizando que não pode ser incomodado. E se as pessoas que interrompem são os clientes?
É importante que tenha pessoas preparadas para tal atividade. Assim, nem o seu cliente é mal atendido, nem você deixa de estruturar melhores ferramentas e soluções para que a empresa progrida. Gerir o tempo é importante, porém não seja rígido. Haverá alguns momentos em que é necessário fazer o atendimento em circunstâncias diferentes do programado. Esteja aberto para essas exceções.
Para isso, o autoconhecimento é fundamental. Se você tem maior facilidade para concentrar-se na parte da manhã, então, reserve este horário para trabalhar sozinho. As demais atividades devem acompanhar o mesmo ritmo. Avalie se todas as atividades devem realmente ser feitas por você. Muitas vezes, tarefas menos complexas podem ser delegadas e não são por pura distração ou por hábito de fazê-la. Então, à medida que se sentir mais sobrecarregado, verifique o que pode ser delegado à outra pessoa. Acompanhe esse profissional até que ele se sinta seguro de que a atividade será concluída, mesmo que você não esteja por perto.
Ao final de cada dia, verifique se as tarefas que listou para fazer foram realmente realizadas. Quando a pessoa faz isso, é possível acompanhar o seu ritmo de trabalho, a sua produtividade e melhorar o seu comportamento no dia seguinte. A questão não é administrar o tempo para trabalhar cada vez mais, tornando-se uma máquina de produção, mas para que consiga fazer o que tem que se feito.
É preciso reforçar, que não existe qualquer expectativa ou pretensão de que esse texto modifique os hábitos de uma pessoa, mas existe a esperança de que ao menos aponte outras possibilidades, porque quando se deseja mudar, uma linha basta. Mas, quando a vontade de mudar não existe, uma Bíblia seria insuficiente. Pense nisso!
Nenhum comentário:
Postar um comentário